Project Charter
Book Vending Machine
Disusun Oleh :
Project Manager
Denis Setianto 11110310033
Anggota
Leo Rizky Julian 11110310018
Raditya Praba M. 11110310034
Universitas Multimedia Nusantara
Fakultas Teknologi Informasi dan Komunikasi
Program Studi Sistem Informasi
Tangerang
2013
Daftar Isi
Daftar Isi 1
Project Charter. 3
Business Case. 5
Project Charter
JudulProyek : Vending Machine Buku Perkuliahan
TanggalMulaiProyek : 1 Oktober 2013
TanggalAkhirProyek : 1 Januari 2014
Nomor Kontrak : ….
Informasi Anggaran : Perusahaan LDR Machine menganggarkan Rp 85.000.000,00 untuk proyek ini. Biaya yang dialokasikan untuk project manager sekitar 14 jam per minggu selama 3 bulan dan, 6 staf (anggota tim) lainnya masing-masing 14 jam per minggu selama 3 bulan, dan untuk pembuatan vending machine yang dapat mendukung kegiatan perkuliahan.
ManajerProyek : Denis Setianto
TujuanProyek : Membuat vending book machines yang dapat membantu kalangan mahasiswa atau dosen dalam suatu universitas untuk mendapatkan buku yang dibutuhkan dalam proses perkulihan dengan mudah dan lebih murah daripada harus membeli di luar .
Pendekatan:
- Mengumpulkan informasi dari setiap fakultas buku apa saja yang sesuai dengan kontrak perkuliahan maupun buku referensi yang mungkin dibutuhkan
- Melakukan negosiasi dengan pihak kampus tentang ide vending book machine ini
- Melakukan pendekataan dan negosiasi dengan penerbit-penerbit kecil maupun penerbit besar agar bersedia bekerjasama dalam penyediaan dan pengadaan stok buku
- Mengumpulkan informasi hardware , software alat apa saja dan jaringan seperti apa yang akan dibutuhkan dalam membuat vending book machine
- Mengembangkan software yang dapat mengintgrasikan dari setiap mesin kepada computer server tentang transaksi buku yang terjadi dan juga update stok yang ada dari setiap mesin yg ada
- Mengidentifikasi dan menganalisa masalah apa yang mungkin terjadi dalam tahap awal implementasi vending book machine ini
Peranan dan TanggungJawab
| Nama | Peranan | Posisi | InformasiKontak |
| Denis Setianto | Project Manager | Project Manager | denis.setianto@gmail.com |
| Raditya Praba Mayantara | Anggota Tim | Software , Hardware dan Network Analyst | radityapm@yahoo.co.id |
| Leo Rizky Julian | Anggota Tim | Programmer | leorizkyjulian@gmail.com |
| Widyarto | Anggota Tim | Software Developer (progammer) | Widy_arto@yahoo.com |
| Mardiana Dwi Trisnawati | Anggota Tim | Software Developer (progammer) | nha_triesty@yahoo.co.id |
| Arum Naeliyatul Khikmah | Anggota Tim | Software Developer (progammer), dokumentator | arum.cute17@yahoo.co.id |
| RisnaYuniati Anggita | Anggota Tim | Representatifklien | nana.cantikk@yahoo.com
|
Vending Book Machines
1. Introduction/Background
Ilmu dan pengetahuan merupakan jendela dunia . Salah satu cara mendapatkan pengetahuan dan ilmu adalah dengan kita membaca buku . Dalam dunia pendidikan tentunya buku – buku merupakan salah satu sumber yang penting dalam mencari informasi . Apalagi dalam dunia perkuliahan biasanya para mahasiswa dituntut untuk memiliki buku – buku referensi yang terkadang harganya tidak murah dan tidak jarang juga buku itu sulit untuk dicari .
Untuk itu kami mengembangkan sebuah vending book machines yang dapat mempermudah mahasiswa atau dosen dan kalangan dalam universitas untuk dengan mudah mendapatkan buku – buku pelajaran dengan mudah dan lebih murah daripada membeli di luar lingkungan universitas . Dengan adanya vending machines ini mahasiswa / dosen tidak akan kesulitan lagi dalam mencari buku – buku yang dibutuhkan .
Fitur dari vending book machine :
- Stok buku selalu terupdate dengan komputer server
- Setiap transaksi buku yang keluar tercatat langsung di sistem
- Kerjasama dengan penerbit kecil maupun besar
- Kelengkapan buku sesuai kebutuhan
- Data keuangan transaksi buku
2. Business Objective
Penyediaan dan pengadaan buku dalam rangka memenuhi permintaan para mahasiswa akan buku referensi yang digunakan dalam perkuliahan di dalam lingkungan kampus akan mempermudah mahasiswa mencari sumber referensi untuk kebutuhan kuliahnya . Tentunya juga akan membantu mahasiswa dalam masalah keuangan karena buku dari vending book machines ini akan lebih murah daripada membeli di luar .
Dengan adanya vending book machines ini , tidak ada lagi keluhan tentang sulit mencari buku atau buku yang harganya mahal , vending machines ini adalah solusinya
3. Current Situation and Problem/Opportunity Statement
Menjalin kerjasama dengan penerbit besar tentunya bukan masalah mudah . Untuk membujuk dan mengajak bekerja sama dengan vending machines tentunya akan mengurangi profit mereka . Selain itu , tentu pada setiap universitas memiliki tingkat penggunaan Teknologi Informasi yang berbeda-beda sehingga pengetahuan IT yg rendah . Apabila dalam suatu universitas memiliki pengetahuan IT yg rendah maka akan menyulitkan dalam operasional , controling dan maintenance dari sistem vending book machine ini sehingga butuh pihak ketiga untuk menanganinya
4. Critical Assumption and Constraints
Vending book machine dituntut untuk selalu menyediakan jenis buku dan stok buku yang tepat sesuai dengan permintaan yang ada dan jurusan yang ada masing-masing jurusan. Sehingga meminimalisir tentang adanya buku yang tidak laku terjual karena tidak digunakan di jurusan tersebut. Selain itu masalah transaksi data dari buku – buku yg keluar dari vending machines pun harus di kontrol dengan baik sehingga kita harus memastikan bahwa software , hardware dan jaringan yang terpasang bekerja dengan baik dan dapat di kontrol sepenuhnya . Kita harus siaga terhadap kemungkinan error yang akan terjadi dan mensosialisasikan bagaimana penggunaan dan cara kerja vending machines tersebut . User interface dari vending machinenya pun harus dibuat user-friendly sehingga dapat dengan mudah dipahami penggunanya .
5. Analysis of Options and Recommendation
Terdapat tiga opsi untuk oportuniti tersebut:
- Sistem harus dipantau dalam setiap transaksinya .
- Stok dari tiap jenis buku harus dipantau dengan baik
- Mendesain sistem sebaik mungkin untuk meminimalisasi kemungkinan error
- Memastikan tiap mesin terintegrasi dengan baik dengan server
6. Preliminary Project Requirements
Fitur utama dari proyek Sistem Informasi Sekolah mencakup:
- Vending Machine menyediakan berbagai buku sesuai kebutuhan perkuliahan
- Memastikan bahwa jenis buku selalu up to date dan jumlahnya diperkirakan sesuai dengan yang diminta
- Mencatat data transaksi buku maupun uangnya
- Setiap mesin terintegrasi dengan komputer server untuk mengetahui stok buku dan juga melihat transaksi yang terjadi
- Data yang dimasukkan akan tersimpan pada database sehingga kapanpun diperlukan untuk berbagai keperluan, Anda dapat memprosesnya dalam waktu yang cepat.
- Terdapat backup data untuk data data transaksi dari setiap machine akan secara otomatis tersimpan ke hardisk , bisa juga dilakukan manual oleh pegawai secara berkala untuk menghadapi apabila sewaktu waktu terjadi error
7. Budget Estimate and Financial Analysis
Estimasi biaya proyek sebesar Rp 85.000.000,-. Biaya sebesar itu dikeluarkan berdasarkan waktu kerja yang dihabiskan para anggota dalam mengerjakan proyek 14 jam per minggu selama 3 bulan dengan bayaran :
- Project Manager = Rp 80.000,00 / Jam = Rp 13.440.000,00 / 3 Bulan
- 6 Staff ( Anggota Tim ) = Rp 40.000,00 / Jam = Rp 40.320.000,00 / 3 Bulan (6 Staff)
- Total biaya : Rp 53.760.000,00
Karena projek bertujuan untuk membuat vending machine jadi projek ini membutuhkan biaya yang lumayan besar untuk membeli perangkat-perangkat yang digunakkan pada vending machine , jadi sisa dari pembayaran anggota akan dialokasikan untuk membeli perangkat-perangkat yang dibutuhkan.
8. Schedule Estimate
User menginginkan proyek diselesaikan dalamwaktu enam bulan, tapi terdapat beberapa fleksibilitas dalam jadwal.
9. Potential Risks
Tentu dalam setiap projek pasti terdapat resiko yang akan terjadi baik dalam tahap design maupun pada saat implementasi . Pada tahap design resiko yang mungkin terjadi adalah desain user interface dari mesin itu sendiri rumit , sehingga sulit untuk dimengerti para pengguna sehingga memungkinkan membuaat pengguna menjadi bingung . Resiko kedua yang berbahaya adalah resiko apabila kita tidak mengintegrasikan sistem itu dengan baik maka akan mungkin terjadi adanya transaksi yang tidak tercatat dan juga stok buku yg tidak berkurang .
10. Exhibits
| Tingkat Diskon | 5% | ||||
| Asumsi :Proyekdiselesaikandalam 4 bulan | Tahun | ||||
| 0 | 1 | 2 | 3 | ||
| Cost | 64000000 | 5000000 | 5000000 | 5000000 | |
| Discount factor | 1 | 0.95 | 0.90 | 0.85 | |
| Discounted cost | 64000000 | 4750000 | 4500000 | 4250000 | 77500000 |
| Benefit | 0 | 36000000 | 36000000 | 36000000 | |
| Discount factor | 1 | 0.95 | 0.90 | 0.85 | |
| Discounted benefit | 0 | 34200000 | 32400000 | 30600000 | 97200000 |
| Discounted benefit-cost | – 64000000 | 29450000 | 27900000 | 26350000 | |
| Accumulated benefit-cost | – 64000000 | -34550000 | – 6650000 | 19700000 | ßNPV |
| payback tiap tahun | |||||
| Asumsi-asumsi : | |||||
| Cost tahunpertama : | |||||
| Project manager :
160 jam x Rp 100.000,-/jam |
16000000 | ||||
| Staf lain 6@160 jam x Rp 50.000,- | 48000000 | ||||
| Biayainstalasi Software | 6000000 | ||||
| Total Cost tahunpertama | 80000000 | ||||
| Cost tahunan setelah proyek selesai : | |||||
| Maintenance & biaya koneksi jaringan | 3000000 | ||||
| Biaya maintenance alat (Barcode & Finger Print) | 2000000 | ||||
| Total cost tahunan | 5000000 | ||||
| Benefit : | |||||
| Penghematan pegawai | 3 | ||||
| Gaji 1 pegawai tiap bulan | 1000000 | ||||
| Total penghematan pegawai tiap tahun
12 x 3 x Rp 1.000.000,- |
36000000 | ||||
11. Schedule
| No | Kegiatan Proyek | Bulan | |||||||||||
| 1 | 2 | 3 | |||||||||||
| I | II | III | IV | I | II | III | IV | I | II | III | IV | ||
| 1. | Persiapan | ||||||||||||
| 2. | Pengambilan Data | ||||||||||||
| 3. | Perancangan Desain | ||||||||||||
| 4. | Perancangan Hardware | ||||||||||||
| 5. | Pengembangan dan pengintegrasian sistem | ||||||||||||
| 6. | Testing | ||||||||||||
| 7. | Evaluasi | ||||||||||||
| 8. | Pembuatan Laporan | ||||||||||||
@setiantodenis | Pahami 